SECRETARIA MUNICIPAL

Brinda el apoyo jurídico directo al Alcalde y a la Corporación Municipal, así como el referendo de los Acuerdos y Resoluciones emitidas por el Concejo Municipal y la Alcaldía Municipal.

Lleva el control  y el trámite  de los expedientes municipales, tramitación de los Recursos Administrativos, y disposiciones municipales y acciones de amparo de inconstitucionalidad de carácter general.  La legalización de las certificaciones extendidas por el registro civil de vecindad.

 

NATURALEZA  DEL PUESTO

Es un puesto técnico administrativo nombrado por el Concejo Municipal que atiende  requerimientos  de dicho cuerpo colegiado y del Alcalde; tiene bajo su responsabilidad la atención de las gestiones administrativas presentadas por los vecinos y que deben ser resueltas por el Concejo o bien por el Alcalde. De igual manera, atiende los servicios internos de registro civil y de vecindad, ejecutando funciones como Registrador Civil.

FUNCIONES DEL PUESTO

 

Coordinar el trabajo con los órganos administrativos internos de la municipalidad.

Planificar, programar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la naturaleza de su unidad.

Asistir a todas las sesiones del Concejo, con voz informativa, pero sin voto, dándole cuenta de los expedientes, diligencias y demás asuntos, en el orden y forma que indique el Alcalde.

Proporcionar información y orientación a los miembros del Concejo, en aspectos administrativos y legales que deben conocer, para que sus decisiones se fundamenten en la ley.

Preparar agenda de las sesiones del Concejo.

Elaborar y certificar actas de las sesiones del Concejo.

Dirigir y ordenar los trabajos de la Secretaría bajo la dependencia inmediata del Alcalde, cuidando que los empleados cumplan sus obligaciones legales y reglamentarias.

Elaborar actas de nombramiento de alcaldes auxiliar.

Autorizar libros de actas de comités.

Recibir, registrar y trasladar al Alcalde, las solicitudes de proyectos municipales presentadas por organizaciones comunitarias.

Llevar un adecuado registro de los expedientes que ingresen a la Municipalidad, debidamente actualizado.

Darle seguimiento a las solicitudes municipales para informar a los interesados cuando lo requieran.

Asesorar al público sobre gestiones relacionadas con su área de trabajo.

Distribuir a las diferentes comisiones del Concejo los expedientes sobre los que deben rendir dictamen.

Certificar las actas y resoluciones del Alcalde o del Concejo Municipal.

Elaborar y archivar las certificaciones de las actas de cada sesión del Concejo Municipal.

Llevar un indice de sesiones del Concejo Municipal.

Velar porque todos los Acuerdos y disposiciones que deban ser publicados en el Diario Oficial, se  envíen con prontitud a la Tipografía Nacional y que, cumplido ese requisito, adquieran plena vigencia.

Mantener el control permanente de los libros que se llevan en la administración  municipal, incluyendo los de actas de la alcaldía, de cédulas y demás expedientes.

Redactar la Memoria  Anual de Labores con el apoyo de las diferentes dependencias de la Municipalidad.

Firmar cédulas, certificaciones de actas y demás documentos dentro del ámbito de competencia.

Someter a consideración del  Alcalde, para su autorización, la documentación que se requiera para la aplicación de medidas disciplinarias dentro de la Municipalidad.

Desempeñar las funciones inherentes al cargo de Registrador Civil, diligenciando y resolviendo todos los expedientes y solicitudes que sean presentados a dicho registro.

Desempeñar cualquier función que le sea atribuida por Ley o a través del nombramiento o asignación por parte del Alcalde.

 

RELACIONES DE TRABAJO

Con el Concejo Municipal,  mediante  su participación en sesiones con funciones de Secretario y en el seguimiento de comisiones asignadas.

Con el Alcalde, para recibir instrucciones, presentar informes, proyectos y demás gestiones internas de su competencia.

Con el personal de Secretaria y público en general por razones de las actividades de su área de trabajo.

Con  todas las unidades administrativas de la  Municipalidad y unidades subalternas, para la coordinación de actividades institucionales.

Con los vecinos del Municipio, para el rendimiento de informes y/o dictámenes con relación a solicitudes  o requerimientos.

AUTORIDAD

Dentro del Concejo Municipal  no tiene derecho a voto. Con autoridad intermedia en línea vertical. Esta autoridad le faculta  para distribuir, supervisar y exigir el cumplimiento de funciones al personal  a su cargo.

Para dar fe pública, mediante las constancias y certificaciones que extienda.

 

RESPONSABILIDAD

Responsable de la fé publica de los documentos que firma y por cualquier alteración, omisión, falsificación o suplantación en las actas certificadas que extienda, contenidas en los libros asignados y autorizados por el Alcalde y/o Concejo Municipal. Del estricto cumplimiento de sus funciones conforme la Ley.

Por la custodia y conservación en buen estado, de los libros y documentos a su cargo.